עד לא מזמן, כשחברה היתה מספקת שירות ומקבלת תשלום, היה עליה לכתוב חשבונית לאחר קבלת התשלום (או כדרישה לתשלום), ולשלוח אתה בדואר. אם זו היתה חלילה אובדת בדרך, היה על החברה להפיק עותק נאמן למקור ולשלוח את החשבונית שוב. התהליך היה מסורבל, ואורך ימים ואפילו שבועות. אפילו תהליך כתיבת החשבונית עצמה הצריך מישהו שמתמחה בעניין, ומעקב מיוחד אחר החשבוניות שיצאו ואלה שכבר שולמו.

בשנים האחרונות חלה התפתחות משמעותית בתחום הזה, עם תוכנות אמינות, ידידותיות וקלות לתפעול של חשבוניות דיגיטליות. היתרונות רבים וחסרונות - כמעט ואין. במאמר זה נדון ביתרונות החשבונית הדיגיטלית, ולמען האובייקטיביות, ננסה לחפש גם חסרונות. הכל על חשבוניות דיגיטליות - במאמר שלפניכם.

חשבונית דיגיטלית – או חשבונית ממוחשבת מה זה ומה זה יודע לעשות?

חשבונית מס היא מסמך ממוספר מטעם בית עסק, המודיע על קבלת תשלום. את החשבונית מגישים לרשויות המס וסיכום החשבוניות של העסק בתקופת מס (חודש או חודשיים) תייצג את גובה ההכנסה של העסק.

שני המשתנים החשובים בחשבונית הם פרטי העסק (לצרכי ניהול חשוב זיהוי חד ערכי של העסק על ידי מספר ע"מ או ח.פ, לצרכי הלקוחות בדרך כלל כדאי להוסיף כתובת ודרכי התקשרות), ומספר ייחודי בסדר רץ לכל חשבונית מופקת. את החשבוניות ניתן והיה נהוג בעבר להדפיס בבית דפוס. כיום, ניתן להפיק אותם ברגע בשירותים ממוחשבים המספקים חשבוניות דיגיטאליות לשליחה במייל.

חשבונית דיגיטלית - הפתרון הירוק!

לפני שנרחיב על היתרונות העסקיים הרבים של חשבונית דיגיטלית, חשוב לשים לב לעובדה שחשבונית דיגיטלית היא יותר ידידותית לסביבה. העובדה שהחשבונית קיימת במרחב מקוון, שהיא לא הודפסה, לא נשלחת בצירוף מעטפה ובול, וכדומה - חוסכת משאבים רבים.

האם חשבונית דיגיטלית היא פתרון יקר יותר?

השירות של הפקת חשבונית דיגיטלית ניתן בתשלום. אבל אם לוקחים בחשבון שהדפסת חשבוניות נייר עולה גם היא כסף, שלא לדבר על שליחת כל חשבונית במקרה הטוב רק פעם אחת, בצירוף מעטפה - אם אפשר ממותגת, ובול, ניתן להבין בקלות שחשבוניות דיגיטליות פשוט חוסכות לנו הוצאות, בכל חודש.

בכל מקום, בכל זמן

חשבוניות דיגיטליות אין צורך לשלוח במעטפה כבדה כל חודש למנהל החשבונות, ואין צורך לנהל מהשולחן שלכם במשרד. החשבוניות זמינות באינטרנט, בכל יום, מכל מחשב, וניתן לנהל אותן בקלות, להעביר אותן ללקוח, למנהל החשבונות ולכל דורש בלחיצת "שלח" פשוטה.

האם זה מספיק בטוח?

מבחינת אבטחת מידע, אין שום הבדל בין חשבונית נייר לחשבונית דיגיטאלית. שירות חשבוניות דיגיטליות הוא בטוח ונוח לשימוש, והמידע אינו מפוזר או נשלח באופן לא בטוח במרחבים המקוונים בהשוואה לשליחה של חשבוניות רגילות. בכל מקרה, מנהל החשבונות ממשיך לקבל מכם את רשימת החשבוניות של העסק.

האם יש עוד יתרונות לשירות חשבוניות דיגיטליות?

כן, יש עוד יתרונות. החשבונית באינטרנט מופקת באופן קריא וברור, ומכילה את כל השדות הנדרשים לפי הגדרתכם (וכמובן שגם את אלה הנדרשים על פי חוק).

לעיתים חלק מהשדות יעודכנו אוטומטית בחשבונית, למשל שדה המע"מ ושדה התאריך.

אם יש צורך לעדכן פרטים בחשבונית, למשל את שם המקבל או תאריך המשלוח, ניתן לעשות כן בלחיצת כפתור ואין צורך להחזיר את החשבונית, לשנות את הפרטים כולל חתימה וחותמת העסק גם על עותק המקור, גם על עותק הנהלת החשבונות וגם על העותק הנשמר במשרד, וכולי.

בחשבוניות דיגיטליות גם שינוי פרטי העסק אינו מחייב הדפסה חדשה של חשבוניות או שינויים ידניים מאולתרים, שינוי פרטי העסק, כתובת, וכדומה - ממש בלחיצת כפתור!

ובנוסף - חשוב לזכור שהחשבוניות שהופקו נשמרות בצורה מקוונת - קל לאתר חשבוניות עבר שנשלחו, להפיק דוחות ולזהות מה נמכר וכמה, וכדומה. לא מאבדים חשבוניות, לא צריך לדפדף בעשרות פנקסים ולחפש חשבונית שכוחה, לא צריך לנסות להבין מה כתבנו או מה היתה הכתובת למשלוח. הכל מקוטלג, מגובה, וזמין בכל עת בתוכנת החשבוניות.

מה החסרונות והמגבלות של שירות חשבונית אינטרנטית?

קשה למצוא חסרונות בשירות שמוסיף כל כך הרבה ביחס לניהול חשבוניות נייר, ועם זאת נאמר, כי ניהול חשבוניות דיגיטליות הוא פחות נוח עבור עסקים לא ממוחשבים, עסקים שעובדים עם מנהל חשבונות שאינו ממוחשב או עם לקוחות שמעדיפים לקבל חשבוניות נייר "ביד". במקרים כאלה מוטב לשקול החלפת החשבונית המודפסת בחשבונית אינטרנטית .

לקבלת סיסמת משתמש לנסיון חינם ל60 יום של תוכנת קלטקס לחץ כאן

להרשמה מהירה לתוכנת קלטקס לחץ כאן